Ihr Postfach ist überfüllt und Sie haben den Wunsch, Ihr Postfach aufzuräumen? Oder aber Sie haben versehentlich E-Mails gelöscht und finden diese nicht mehr?
Wohin mit den Mails? Welche darf ich löschen? Was muss ich aufbewahren? Und sollte ich Quellen aus dem Internet vertrauen?
Im Internet existieren viele falsche E-Mail Archivierungs-Mythen. Wir klären Sie gerne über drei bekannte Irrtümer auf:
„Für die Steuererklärung sind lediglich die Rechnungen aufzubewahren.“
Nein, das ist falsch! Die Aufbewahrung von Rechnungen allein reicht nicht aus. Alle geschäftsrelevanten E-Mails müssen gesichert werden, um diese im Falle einer Prüfung vorweisen zu können.
„Ein Backup schließt die E-Mail-Archivierung ein.“
Nein, auch das ist falsch. Backups werden klassischerweise nur einmal am Tag durchgeführt. Wenn eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter in der Zeit vor dem Backup E-Mails löscht, sind diese für immer verloren.
„E-Mail-Archivierung und die Regelungen der DSGVO passen nicht zusammen.“
Zugegebenermaßen kann es durchaus passieren, dass ein Unternehmen die Persönlichkeitsrechte einer Person – im Zuge der Aufbewahrung von bspw. Bewerbungen – verletzt aber hierfür gibt es Mittel und Wege, dies zu umgehen. E-Mails solcher Art müssen gesondert behandelt werden. Über die temporäre Aufbewahrung sollten die Bewerberinnen und Bewerber stets informiert werden. Das Gedankengut der DSGVO und der E-Mail Archivierung können auf diese Weise in Einklang gebracht werden.
Seit der Gesetzesänderung am 01.01.2015 sind Unternehmen dazu verpflichtet, ihre E-Mails zu archivieren. Nachlesen können Sie dies online sowohl in der Abgabeordnung (AO) § 147 sowie im Handelsgesetzbuch (HGB) § 257.
Zu den aufbewahrungspflichtigen E-Mails gehören z.B.:
- Rechnungen und Zahlungsbelege
- Verträge
- Aufträge und Auftragsbestätigungen
- Reklamationsschreiben
- weitere buchhalterisch relevante Unterlagen
Laut dem HGB muss die Aufbewahrungsdauer der E-Mails sechs Jahre betragen. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in welchem die Mail gesendet oder empfangen wurde. E-Mails, die Rechnungen, Buchungsbelege oder andere Organisationsunterlagen beinhalten, müssen insgesamt zehn Jahre archiviert werden.
Es stehen spezielle Programme für die E-Mail-Archivierung zur Verfügung, um Unternehmen vor einem großen Zeitaufwand zu bewahren. Unsere E-Mail-Archivierungslösung iStore.email stellt Ihnen genau das Richtige bereit: die zeit- und ressourceneffiziente Organisierung Ihres E-Mail-Verkehrs.
Wir bieten Ihnen die passenden Pakete für Ihr Unternehmen an:
So funktioniert´s: Die Archivierungslösung leitet alle E-Mails im Posteingang und -ausgang in ein Journaling-Postfach, welches regelmäßig von unserem System per POP3 abgerufen wird.
Benötigen Sie mehr Informationen? Wir beraten Sie gerne.
Nehmen Sie Kontakt zu uns auf und genießen Sie die Vorteile:
- Schutz vor E-Mail-Datenverlust
- Manipulationssicherheit
- Schutz vor Überlastung Ihrer E-Mail-Server
- Erfüllung rechtlicher Anforderungen
und vieles mehr.
